Junior Administrative Assistant adalah | Tugas dan Tanggung Jawab

Junior Administrative Assistant adalah

Junior Administrative Assistant adalah seorang profesional administratif yang biasanya baru memulai karirnya dan bekerja di bawah bimbingan lebih senior, seperti Administrative Assistant atau manajer administratif. Peran ini dirancang untuk memberikan pengalaman praktis kepada individu yang baru memasuki dunia kerja atau memiliki sedikit pengalaman. Junior Administrative Assistant biasanya bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dasar, menyediakan dukungan kantor, dan belajar prosedur dan kebijakan organisasi.

Tanggung Jawab dan Tugas Utama Junior Administrative Assistant

1. Tugas Administratif Umum:

• Menangani tugas-tugas administratif harian seperti pengarsipan, pemeliharaan catatan, dan penyusunan dokumen.

2. Penerimaan dan Pengiriman Komunikasi:

• Menjawab panggilan telepon, menyortir dan mendistribusikan surat masuk, dan mengirimkan surat atau email.

3. Penyusunan Surat dan Dokumen:

• Menyiapkan surat, memo, dan laporan kecil di bawah supervisi untuk mendukung kebutuhan tim atau manajemen.

4. Manajemen Jadwal Sederhana:

• Mendukung dalam mengatur jadwal pertemuan atau janji temu dan memberikan pengingat yang diperlukan.

5. Pengelolaan Kantor dan Peralatan:

• Menjaga ketersediaan persediaan kantor, seperti alat tulis dan kertas, serta memastikan peralatan kantor berfungsi dengan baik.

6. Koordinasi Pertemuan dan Rapat:

• Menyelenggarakan pertemuan kecil, termasuk menyediakan materi dan menyiapkan ruangan.

7. Dukungan dalam Perjalanan Bisnis:

• Mungkin memberikan dukungan logistik untuk perjalanan bisnis, seperti pengaturan tiket dan reservasi hotel.

8. Pemeliharaan Basis Data:

• Menangani pembaruan kecil pada basis data atau sistem informasi organisasi.

9. Bantuan dalam Penyusunan Laporan Sederhana:

• Menyusun laporan kecil atau membuat draft bagian dari laporan di bawah pengawasan lebih senior.

10. Komunikasi Internal:

Berkomunikasi dengan rekan kerja di tingkat yang sesuai dan berkoordinasi dengan anggota tim.

11. Pelaporan dan Pemantauan Tindak Lanjut:

Melibatkan diri dalam pelaporan rutin atau pemantauan tindak lanjut pada proyek atau tugas tertentu.

12. Bantuan dalam Perencanaan Acara Kecil:

 Mungkin diminta untuk membantu dalam persiapan dan pelaksanaan acara kantor atau pertemuan tim.

13. Keterampilan Teknologi Dasar:

Menguasai penggunaan perangkat lunak perkantoran dasar dan alat komunikasi digital.

14. Ketaatan Terhadap Kebijakan dan Prosedur:

Memahami dan mengikuti kebijakan dan prosedur organisasi.

Kualifikasi dan Keterampilan yang Dibutuhkan sebagai Junior Administrative Assistant

1. Pendidikan:

• Biasanya, setidaknya lulusan SMA atau setara. Namun, beberapa organisasi mungkin memerlukan gelar pendidikan menengah atau diploma.

2. Keterampilan Administratif Dasar:

• Memiliki pemahaman dasar tentang tugas administratif dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas-tugas ini dengan baik.

3. Keterampilan Komunikasi:

• Kemampuan berkomunikasi secara efektif dan profesional, baik lisan maupun tertulis.

4. Keterampilan Organisasi:

• Mampu mengelola waktu dan tugas dengan baik serta menjaga keberlanjutan tugas harian.

5. Keterampilan Teknologi Dasar:

• Penguasaan dasar dalam penggunaan perangkat lunak perkantoran, manajemen email, dan penggunaan alat-alat kolaborasi digital.

6. Keterampilan Multitasking:

• Kemampuan untuk menangani beberapa tugas sekaligus tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.

7. Kepekaan Terhadap Detail:

• Memperhatikan detail untuk memastikan pekerjaan dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.

8. Kemampuan Belajar:

• Kemauan untuk belajar dan berkembang dalam peran administratif.

9. Etika Profesional:

• Memiliki sikap yang profesional, integritas tinggi, dan dapat diandalkan.

10. Kemampuan Analitis Dasar:

Mampu melakukan analisis sederhana dan memberikan wawasan yang dibutuhkan.

Kesimpulan:

Junior Administrative Assistant memiliki peran penting dalam menyediakan dukungan administratif dasar untuk organisasi. Peran ini tidak hanya memberikan pengalaman bagi individu yang baru memasuki dunia kerja, tetapi juga menciptakan fondasi untuk pengembangan karir lebih lanjut di bidang administrasi. Dengan membantu tugas-tugas administratif dan menyediakan dukungan kepada tim atau manajemen lebih senior, Junior Administrative Assistant membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien dan produktif. Dengan waktu dan pengalaman, mereka dapat berkembang menjadi peran administratif yang lebih senior atau beralih ke bidang yang lebih spesifik sesuai dengan minat dan keterampilan mereka.

Terima kasih,

Tim RAJARAK.CO.ID & RAJARAKMINIMARKET.COM